6 pași către o planificare eficientă

Pentru obiectivele pe termen lung, aveți nevoie de un plan multianual, pentru obiectivele pe termen scurt - un plan trimestrial și pentru obiectivele actuale - lunar, săptămânal, zilnic. Ce este cu adevărat important atunci când planificați? Iată cei mai importanți 6 pași pentru planificarea cu succes.

Specialiștii în gestionarea timpului recomandă ca atunci când planificați actualitatea, să o faceți în perspectiva unei săptămâni, deoarece săptămâna oferă un context mai larg activităților noastre. Și ce să ia în considerare atunci când organizezi sarcini?

Datorită tabloului de timp, veți descoperi că nu trebuie să faceți totul! Atunci veți cunoaște bucuria de a vă bucura de timpul liber. Succesul nostru personal și profesional depinde în mare măsură de modul în care ne organizăm timpul. Alegem noi înșine modul în care îl cheltuim, suportăm și consecințele acestor decizii. Pentru a ne gestiona bine în timp, să urmăm maxima lui Stephen R. Covey: „În loc să vă concentrați asupra a face ceea ce trebuie, trebuie să vă concentrați atenția asupra a face ceea ce trebuie”. Deciziile noastre cu privire la utilizarea timpului sunt influențate de două criterii - urgența și importanța. Deseori acordăm importanță prea multor sarcini. Dar stabilirea priorităților corespunzătoare înseamnă a realiza ce este cel mult în ierarhia noastră de valori, nu doar să reacționăm la probleme urgente. Cum să le deosebim unele de altele? Urgența este un criteriu legat de timp, importanță pentru obiectivele noastre. Un instrument practic care arată sfera activităților și ajută la identificarea a ceea ce este cu adevărat important este tabelul de timp. Cea mai importantă condiție pentru o acțiune și o planificare eficiente este să ne concentrăm pe cadranul II și să eliminăm simultan multe activități din I și III și să ignorăm cadranul IV.

Important

Orarul: cadranul I.

Acoperă atât chestiuni importante cât și urgente. Este vorba de „gestionarea crizelor” - acțiuni de importanță strategică și probleme urgente. În acest trimestru, lucrăm, ne folosim cunoștințele pentru a reacționa la multe situații și a face față provocărilor. Nu putem neglija aceste chestiuni.

Orarul: cadranul II

Acoperă chestiuni importante, dar nu urgente. Este un trimestru „de înaltă calitate” în care ne gestionăm: facem planuri pe termen lung, anticipăm problemele și le prevenim, dezvoltăm abilități, regenerăm, petrecem timp cu cei dragi. Cu cât petrecem mai mult timp în acest trimestru, cu atât crește capacitatea noastră de a acționa. Neglijarea activităților din acesta lărgește cadranul I, care în cele din urmă ne consumă, provoacă stres și epuizare.

Tabelul orar: cadranul III

Există aspecte urgente, dar nu importante. Acesta este un sfert de amăgire, deoarece bâzâitul în jurul a ceea ce este urgent poate crea o iluzie de importanță. În acest cadran, efectuăm acțiuni care sunt actuale, dar importante pentru altcineva, îndeplinim așteptările celorlalți, gândindu-ne că suntem în cadranul I.

Tabelul orar: cadranul IV

Acestea nu sunt chestiuni urgente și neimportante. Prin minimizarea timpului petrecut în acest trimestru, vom câștiga timp pentru lucruri cu adevărat importante.

1. Planificare eficientă: gândiți-vă la viziunea și misiunea voastră

Când începeți să vă planificați activitățile, gândiți-vă la ce este cel mai important în viața voastră. Gândește-te la viziunea ta, la ceea ce ai vrea să faci, la regulile după care urmezi (busola!). Oricât de îndepărtat pare, este extrem de important, deoarece convingerile tale influențează obiectivele pe care ți le-ai propus, deciziile pe care le iei și modul în care îți petreci timpul.

Reflecția asupra propriei misiuni este o condiție esențială pentru a acționa în funcție de ceea ce este important, deoarece are o influență puternică asupra implementării restului activităților atribuite trimestrului II. Dacă credo-ul tău de viață este dezvoltarea personală, a fi alături de familia ta, a descoperi valorile vieții sau a activității sociale, atunci prin întoarcerea la el din când în când, vei face cele mai importante lucruri întipărite în memoria ta. Misiunea va crea un cadru în care veți lua decizii în etapele următoare ale planificării.

2. Planificare eficientă: definiți-vă rolurile

Rolurile sunt simboluri ale îndatoririlor, relațiilor cu oamenii, activități în beneficiul societății. Definiția lor clară creează o structură naturală care ne permite să menținem echilibrul. Rolurile pe care le joci se bazează pe misiunea ta. Enumerați-vă rolurile pe o bucată de hârtie (de ex. Soție, mamă, student, manager, director, membru al unui club sportiv). Cercetările arată că apariția în peste șapte este ineficientă, așa că încercați să combinați anumite funcții, de exemplu.Identificarea rolurilor de viață vă ajută să vedeți viața în ansamblu - puteți vedea că nu este vorba doar de muncă sau de familie, ci toate împreună. Pe măsură ce vă descrieți rolurile, veți observa chestiuni „importante, dar nu urgente” (cadranul II) care sunt de obicei ignorate. În plus față de roluri, adăugați „ascuțirea ferăstrăului” la programul săptămânal. Este energia pe care ar trebui să o punem în perfecționarea abilităților noastre în patru dimensiuni fundamentale ale vieții - fizică, socială, intelectuală și spirituală. Absorbiți în „tăiere” (obținerea rezultatelor), uităm să „ascuțim ferăstrăul” (menținem sau dezvoltăm capacitatea de a obține rezultate în viitor). Dacă, de exemplu, nu practicăm sport (sfera fizică), nu dezvoltăm cunoștințe (sfera socială), nu urmărim ultimele evoluții din industria noastră (sfera intelectuală) sau nu știm ce este important pentru noi în viață (sfera spirituală), putem „deveni contondenți ”Prin dezechilibru.

3. Planificare eficientă: alegeți obiective pentru fiecare rol

Luați în considerare care este cel mai important lucru pe care îl puteți face în fiecare rol în această săptămână pentru a obține rezultate pozitive. Ce este esențial, de exemplu ca soție, soț, părinte, angajat? Când căutați activități, utilizați o busolă, nu un ceas și concentrați-vă asupra a ceea ce este important, nu urgent. Aceasta poate fi, de exemplu, o întâlnire cu un soț, mai mult timp pentru un copil, culegerea de informații despre un curs de citire rapidă, meditație. Stabiliți-vă unul sau două obiective pentru fiecare rol.

4. Planificarea eficientă: învățați să luați decizii

Pentru a traduce obiectivele trimestrului II într-un plan de acțiune, trebuie să învățați să luați deciziile corecte pe parcursul săptămânii. De multe ori încercăm să găsim timp pentru activități „importante” în trimestrele I și III, care sunt deja pline de activități. Ne aruncăm de la un caz la altul, îl încredințăm altcuiva, îl amânăm, sperând să găsim timp pentru cele mai importante lucruri. Dar - așa cum scrie Stephen R. Covey - „ ideea nu este de a acorda prioritate planurilor, ci de a planifica prioritățile”. Imaginați-vă un borcan larg în care puneți pietre mari. Deși borcanul este umplut cu pietre, nu este plin, puteți presăra pietriș în goluri. Dar adevărul este că borcanul nu este încă plin - puteți adăuga nisip și, în cele din urmă, apă. Țintele noastre din trimestrul II sunt „pietre mari”. Dacă ne ocupăm mai întâi de alte chestiuni - apă, nisip și pietriș și apoi dorim să încadrăm pietre mari în plan, încercările noastre vor fi inutile. Dar dacă știm ce lucruri sunt pietre mari și le așezăm înaintea tuturor, vom vedea cât de mult putem realiza și câtă apă, nisip și pietriș există în spațiile goale. Vom realiza ceea ce considerăm important și, în același timp, vom „ajusta” alte activități în consecință.

5. Planificare eficientă: organizează fiecare zi

Sarcinile tale zilnice sunt să faci cele mai importante lucruri mai întâi, în ciuda circumstanțelor și provocărilor neașteptate ale zilei. Uneori vei reuși să implementezi un plan, alteori va trebui să-l schimbi, dar atunci când iei decizii, bazează-te pe indicațiile busolei tale interne. Pentru a pune cele mai importante lucruri pe primul loc, dimineața:

IMAGINAȚI-VĂ CURSUL ZILEI - revizuiți programul săptămânal, localizați-vă poziția, vizualizați această zi în contextul celor 7 zile. Acest lucru vă va ajuta să reacționați în mod adecvat la situații neașteptate.

STABILIȚI PRIORITĂȚI - marcați-vă acțiunile cu simbolurile trimestrelor I și II - datorită acestui fapt veți fi siguri că aspectele trimestrului III nu se potrivesc programului dumneavoastră. Dacă este necesară stabilirea unor priorități suplimentare, marcați activitățile din sferturile I și II mai detaliat (de exemplu, cu un cerc).

DEFINIȚI TIMPUL ȘI TIMPUL TASCULUI - separați-le pe cele strict temporizate de cele care pot fi efectuate în orice moment al zilei. Notați, de asemenea, limitele de timp pentru activități specifice.

6. Planificare eficientă: evaluați-vă eficiența

La sfârșitul săptămânii, gândiți-vă la ce obiective ați atins, ce provocări v-ați confruntat, ce decizii să luați și dacă cele mai importante lucruri au venit pe primul loc atunci când faceți o alegere. Rezumatul săptămânal vă ajută să evitați repetarea acelorași greșeli, vă permite să fiți mai eficienți în următoarele săptămâni.